تكاليف الأرشفة الورقية مقابل الإلكترونية: أيهما أفضل للمؤسسات؟

على مدى عقود طويلة، اعتمدت المؤسسات الطبية والإدارية على الأرشفة الورقية كوسيلة رئيسية لتخزين السجلات، الملفات، المعاملات، والتقارير. وعلى الرغم من أنها كانت مناسبة في الماضي، إلا أن التغيرات الكبيرة في حجم البيانات، وسرعة العمل، والالتزام القانوني، ومتطلبات الجودة — جعلت هذه الطريقة التقليدية عبئًا مكلفًا ومعقدًا.

في المقابل، أصبحت الأرشفة الإلكترونية اليوم ضرورة وليست ترفًا. خصوصًا مع وجود حلول متخصصة مثل سجلاتي الذي يقدّم نظام توثيق طبي وأرشفة إلكترونية ذكيّة، بتكلفة تُعتبر من الأقل في السوق:330 ريال فقط للطبيب لمدة نصف سنة.

هذا المقال يقدم مقارنة دقيقة وشاملة بين التكلفة الحقيقية للأرشفة الورقية مقابل الأرشفة الإلكترونية، ويشرح بالأرقام لماذا أصبحت المؤسسات الحديثة — خاصة العيادات والمراكز الطبية — تنتقل إلى الحلول الإلكترونية، وكيف تحقق توفيرًا ماليًا يتجاوز آلاف الريالات سنويًا.

أولًا: ما هي الأرشفة الورقية؟

هي عملية تخزين المستندات في ملفات ورقية داخل خزائن أو غرف مخصصة، ويشمل ذلك:

• كتابة التقارير يدويًا

• طباعة الملفات

• شراء الأوراق والأحبار

• استخدام خزائن وأدراج

• تخصيص موظفين للأرشفة

• ترتيب الملفات وحفظها

• صيانة أماكن التخزين

• إدارة الملفات الضائعة أو التالفة

ورغم بساطتها، إلا أن تكلفتها مرتفعة جدًا عند تحليلها بدقة.

ثانيًا: ما هي الأرشفة الإلكترونية؟

هي تخزين الملفات إلكترونيًا باستخدام نظام أو برنامج متخصص، مثل سجلاتي، بحيث يتم:

• رفع الملفات والصور والتقارير رقميًا

• حفظ البيانات في نظام مشفر وآمن

• البحث والاسترجاع خلال ثوانٍ

• حماية الملفات من الضياع

• جعل السجلات متاحة في أي وقت ومن أي جهاز

وهي اليوم ليست مجرد تقنية…بل عنصر أساسي في الجودة والامتثال القانوني وحماية العيادة.

ثالثًا: مقارنة التكلفة — ورقي مقابل إلكتروني

1. تكلفة الورق والطباعة

المؤسسة المتوسطة تستهلك:

• من 5 – 20 ألف ورقة شهريًا

• أحبار بمئات الريالات

• طابعات وصيانة سنوية

التكلفة السنوية الورقية تتراوح غالبًا بين:5,000 – 20,000 ريال (ورق + أحبار + طابعات).

2. تكلفة التخزين

تشمل:

• خزائن ملفات

• غرف كاملة للأرشفة

• أدوات ترتيب

• صيانة المكان

• أقفال وأمان

متوسط تكلفة تجهيز غرفة أرشفة واحدة:3,000 – 10,000 ريال سنويًا.

3. تكلفة الموظفين

في معظم المؤسسات:

• موظف أرشفة بدوام كامل

• راتب شهري 2,000 – 4,000 ريال

• ساعات عمل طويلة للفرز والترتيب

التكلفة السنوية:24,000 – 48,000 ريال.

4. خسائر الملفات الضائعة أو التالفة

هذا عنصر لا يُحسب غالبًا لكنه كارثي:

• ضياع تقارير

• ملفات ممزقة

• أخطاء في الحفظ

• أخطاء في تاريخ الإجراء

• فقدان سجل قديم بالكامل

الخسائر غير المباشرة قد تصل إلى:1,000 – 5,000 ريال سنويًا.

**إجمالي التكلفة السنوية للأرشفة الورقية:

40,000 – 80,000 ريال أو أكثر.**

في المقابل: تكلفة الأرشفة الإلكترونية باستخدام سجلاتي

سجلاتي يقدّم خطة جديدة:

330 ريال للطبيب لكل 6 أشهر

أي:660 ريال فقط للطبيب سنويًا.

إذا كان لديك 5 أطباء:3300 ريال كل 6 أشهر6600 ريال سنويًا فقط!

إذا كان لديك 10 أطباء:6600 ريال كل 6 أشهر13,200 ريال سنويًا فقط.

المقارنة صادمة:

الأرشفة الورقية:40,000 – 80,000 ريال سنويًا

سجلاتي:660 – 13,200 ريال سنويًا (حسب عدد الأطباء)

التوفير قد يصل إلى:70% – 95% من التكلفة السنوية.

رابعًا: المزايا غير المالية التي تقدمها الأرشفة الإلكترونية عبر سجلاتي

1. سرعة الوصول للملف

الوصول الورقي:5 – 20 دقيقة للبحث.

الوصول الإلكتروني عبر سجلاتي:3 – 10 ثوانٍ فقط.

2. دقة التوثيق

• قوالب طبية جاهزة

• صياغة احترافية

• تعليمات واضحة

• تحذيرات علاجية

• توثيق قانوني شامل

3. حماية البيانات

سجلاتي يقدم:

• تشفير

• نسخ احتياطي

• سجل كامل لكل إجراء

• تحديد الطبيب الذي قام بالعملية

• حماية قانونية من الشكاوى

4. استرجاع الملفات من أي جهاز

• هاتف

• لابتوب

• جهاز لوحي

خامسًا: مخاطر الاستمرار بالأرشفة الورقية

المؤسسات التي لا تزال تعتمد على الورق تواجه:

• ضياع الملفات

• بطء العمل

• شكاوى المراجعين

• ضعف الامتثال القانوني

• تكلفة تشغيلية مرهقة

• اعتماد كبير على موظف واحد

• فوضى في التنظيم

• صعوبة المتابعة طويلة الأمد

كما أن الأنظمة الحديثة في المملكة تتجه نحو التحول الرقمي الكامل.

سادسًا: لماذا سجلاتي أفضل خيار للمؤسسات الطبية؟

لأن سجلاتي ليس فقط أرشفة…بل:

• توثيق طبي

• قوالب جاهزة

• إرسال تعليمات للمراجع

• توثيق الإجراءات لحماية الطبيب

• تنظيم بيانات كل مراجع

• توافق مع متطلبات الجودة

• واجهة سهلة

• دعم فني عربي

• تحديثات مستمرة

وبتكلفة تقل عن:1 ريال يوميًا للطبيب.

سابعًا: ماذا تكسب المؤسسة عند التحول إلى سجلاتي؟

الفوائد العملية تشمل:

• توفير مالي كبير

• تقليل وقت الطبيب

• تحسين جودة العيادة

• رفع رضا المراجعين

• تقليل الأخطاء الطبية

• تحسين سمعة المؤسسة

• تسريع الإجراءات اليومية

• حماية قانونية أفضل

الخلاصة — أيهما أفضل للمؤسسات؟

بعد تحليل التكاليف، النتائج واضحة:

الأرشفة الورقية باهظة، بطيئة، مليئة بالمخاطر.

الأرشفة الإلكترونية — خصوصًا عبر سجلاتي — توفر:

• سرعة

• دقة

• حماية

• تنظيم

• تكلفة منخفضة جدًا (330 ريال لكل 6 أشهر)

المؤسسات التي تنتقل إلى الأرشفة الإلكترونية تحقق:

توفير مالي 70–95%+تحسين كبير في جودة العمل+امتثال قانوني أفضل+راحة للطبيب والمراجع

لذلك، الخيار الأفضل والأذكى للمؤسسات اليوم هو:

التحول من الأرشفة الورقية إلى الأرشفة الإلكترونية — والاعتماد على سجلاتي كنظام موثوق وسهل التكلفة.